Modelos de cobro más habituales

Retainer mensual: Facturas un importe fijo cada mes por un paquete de horas o servicios. Ideal para mantenimiento, community management, consultoría continua. La factura recurrente automatiza el proceso.

Por proyecto: Facturas al cierre del proyecto o por hitos (entrega de briefing, primera versión, entrega final). Requiere acordar con el cliente qué hitos disparan cada factura.

Por horas: Facturas las horas trabajadas en el periodo. Necesitas un sistema de control de tiempos o al menos un desglose creíble.

Híbrido: Retainer base más horas extra o proyectos adicionales. Cada parte se factura según su regla.

IVA y retenciones en agencias

Los servicios de publicidad, marketing y creación de contenidos tributan al 21% de IVA. Si tu cliente es empresa española, aplicas retención de IRPF (habitualmente 15%) sobre la base imponible. Si el cliente es particular o extranjero (fuera de España), no aplicas retención. Consulta cada caso con tu gestor.

Facturar a clientes internacionales

Si el cliente está en la UE y tiene NIF intracomunitario válido, la operación puede ser inversión del sujeto pasivo: el IVA lo paga el cliente en su país, tú no repercutes IVA español. Incluye en la factura el NIF del cliente con prefijo del país y la mención legal correspondiente.

Si el cliente está fuera de la UE, normalmente no repercutes IVA (exportación de servicios). La factura refleja el importe sin IVA, con la referencia a la exención aplicable.

Errores frecuentes en agencias

Facturar sin acuerdo por escrito: Sin contrato o presupuesto firmado, pueden surgir discrepancias sobre alcance, hitos o plazos. Documenta qué incluye cada retainer o proyecto.

No desglosar por hitos: Si facturas un proyecto grande en una sola factura al final, el cliente puede retrasar el pago hasta tener todo. Facturar por hitos mejora el flujo de caja.

Olvidar las retenciones: Muchas agencias facturan a startups o empresas sin recordar que deben aplicar retención de IRPF. Revisa antes de emitir.

Descripción genérica: "Servicios de marketing" sin detalle dificulta que el cliente apruebe el pago internamente. Incluye proyecto, periodo o hitos concretos.

Herramientas que ayudan

Un programa de facturación con facturas recurrentes (retainers), recordatorios automáticos y posibilidad de incluir enlaces de pago acelera los cobros. Si trabajas con clientes extranjeros, asegúrate de que el software permita distintos tipos de IVA y exenciones.

Resumen

Las agencias suelen combinar retainers, proyectos por hitos y horas. Aplica IVA al 21% y retención de IRPF cuando el cliente es empresa española. Para clientes UE, usa inversión del sujeto pasivo cuando corresponda. Documenta acuerdos, desglosa por hitos y evita descripciones vagas en las facturas.