Qué dice la ley 18/2022

La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas establece la obligación progresiva de facturación electrónica en España. Las empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros ya están obligadas. A partir de 2026, el resto de empresarios y autónomos deben emitir facturas electrónicas en sus operaciones B2B.

Para operaciones B2C (particulares), la obligación se extiende según el calendario que defina el desarrollo reglamentario.

Requisitos que debe cumplir una factura electrónica válida

Para que una factura electrónica tenga validez ante Hacienda, debe garantizar:

1. Autenticidad: Que el emisor sea quien dice ser.
2. Integridad: Que el contenido no haya sido modificado.
3. Legibilidad: Que se pueda leer durante todo el periodo de conservación (mínimo 4 años).

La Agencia Tributaria acepta distintos medios para cumplir estos requisitos: firma electrónica, EDI (intercambio electrónico de datos), controles de negocio que garanticen la trazabilidad, o la facturación electrónica regulada por normativa específica (como el formato Fact-e en el futuro sistema VeriFactu).

Formatos aceptados

Actualmente se aceptan facturas en formato:

• PDF: Soportado si garantiza autenticidad e integridad. En la práctica, muchas empresas las usan con firma electrónica o mediante sistemas que generan y archivan el PDF de forma trazable.
• XML estructurado: Formato que facilita el intercambio automático y la validación. Será el estándar en el sistema VeriFactu cuando entre en vigor.
• Fact-e: Formato español definido por el Ministerio de Hacienda para el envío al punto de suministro VeriFactu.

La evolución normativa apunta a que el formato estructurado (XML/Fact-e) sea el principal para operaciones B2B. Mantente atento a las fechas de entrada en vigor del punto de suministro VeriFactu.

Cómo adaptar tu facturación antes de 2026

1. Usa un programa de facturación que genere facturas electrónicas. La mayoría de software online actual ya cumple con PDF válido y, cada vez más, con exportación a formatos estructurados.

2. Revisa que tu sistema garantice autenticidad e integridad. Si generas PDFs manualmente y los guardas en carpetas sin trazabilidad, puede no ser suficiente en una inspección.

3. Prepara la integración con VeriFactu. Cuando el punto de suministro esté operativo, tu software deberá poder enviar las facturas al sistema. Infórmate de las fechas oficiales y de qué proveedores ya están preparados.

4. Conserva las facturas electrónicas en soporte digital durante al menos 4 años. El formato original (PDF, XML) debe poder reproducirse si Hacienda lo solicita.

Ventajas de la factura electrónica

Más allá de la obligación legal: menos papel, envío inmediato al cliente, archivo ordenado, reducción de errores de transcripción y, en el futuro, cruce automático con la contabilidad y con Hacienda a través de VeriFactu.

Resumen

En 2026 la factura electrónica será obligatoria para la mayoría. Tu factura debe garantizar autenticidad, integridad y legibilidad. Los formatos PDF y XML son aceptados; el formato Fact-e será clave cuando VeriFactu esté en marcha. Adopta un programa de facturación que cumpla estos requisitos y mantente al día con el calendario de VeriFactu.