Por qué merece la pena el cambio

Word y Excel sirven para empezar. Pero: numeración manual, sin recordatorios automáticos, sin enlace de pago, sin panel de cobros, sin exportación limpia para el gestor. Y VeriFactu llegará: necesitarás un sistema que envíe facturas al punto de suministro. Migrar antes evita prisas cuando sea obligatorio.

Qué necesitas llevar al sistema nuevo

Clientes: Nombre, NIF, dirección, email. Si tienes pocos, los introduces a mano. Si tienes muchos, busca un programa que permita importar desde CSV (exporta tu lista de clientes a CSV desde Excel si la tienes).

Facturas ya emitidas: No sueles migrar el historial factura a factura (sería duplicar trabajo). Lo importante es tener los PDFs o los datos guardados por si Hacienda los pide. El nuevo sistema empieza con la siguiente factura. La numeración nueva sigue desde donde acabaste (o con una nueva serie si prefieres empezar limpio).

Configuración: Tus datos fiscales, logo, plantilla por defecto, IBAN. Todo lo que hoy metes a mano en cada factura de Word o Excel.

Paso a paso para migrar sin parar

1. Elige el programa según criterios: VeriFactu, facturas recurrentes, recordatorios, enlace de pago, export para gestor.
2. Regístrate y configura tus datos y plantilla. Haz una factura de prueba.
3. Introduce los clientes más frecuentes. El resto los vas añadiendo cuando factures.
4. Define la numeración en el nuevo sistema. Si tu última factura fue F-2025-047, la primera en el programa puede ser F-2025-048.
5. Emite la siguiente factura desde el programa. Envía al cliente como siempre.
6. Archiva los PDFs antiguos en una carpeta (nube o local) por si hacen falta. No hace falta migrarlos al programa nuevo.

Qué no hace falta migrar

• Cada factura histórica una a una. Basta con tener los PDFs o registros guardados.
• Las plantillas de Word o Excel. La plantilla del programa nuevo las sustituye.

Evitar el caos durante el cambio

• No uses los dos sistemas en paralelo para las mismas facturas. Migra y usa solo el programa nuevo.
• Comunica a tu gestor que a partir de cierta fecha enviarás los datos desde el nuevo sistema (CSV, Excel o el formato que use).
• Revisa la primera factura emitida desde el programa: datos, IVA, retención, diseño. Cuando estés seguro, sigue adelante.

Resumen

Para migrar: elige el programa, configura tus datos, introduce clientes clave, define la numeración y emite la siguiente factura desde el sistema nuevo. Guarda los PDFs históricos; no hace falta migrarlos. Usa un solo sistema a partir del cambio. Con eso pasas a facturación online sin parar el negocio y te preparas para VeriFactu.