Qué es (y qué no es) una factura proforma

La factura proforma es un documento informativo que describes una operación que aún no se ha realizado. No tiene validez fiscal ni contable. No se numera en tu serie de facturas ni se registra en los libros. No obliga al pago ni sustituye a la factura ordinaria.

Cuando el cliente acepta y se realiza la operación, emites la factura real (ordinaria o simplificada). La proforma queda como borrador o referencia previa.

Cuándo utilizar una factura proforma

Úsala cuando:

• El cliente quiere ver el desglose detallado antes de firmar
• Trabajas con clientes internacionales que necesitan una oferta formal para aprobaciones internas o aduanas
• Ofreces un proyecto con hitos, anticipos o condiciones específicas que quieres dejar por escrito
• Necesitas un documento que sirva de base para pedidos, órdenes de compra o contratos

No la uses como factura definitiva. Si el cliente paga, emite la factura ordinaria con la misma información (ajustada si hubo cambios) y esa será la que registres.

Cómo hacer una factura proforma paso a paso

1. Indica claramente que es proforma. En el encabezado, escribe "FACTURA PROFORMA" o "PROFORMA" para evitar confusiones.

2. Incluye los mismos datos que una factura ordinaria: emisor, receptor, descripción de productos o servicios, precios unitarios, base imponible, IVA si aplica, condiciones de pago.

3. Añade aclaraciones útiles: vigencia de la oferta ("válida hasta..."), condiciones de entrega o de servicio, número de referencia si el cliente te lo ha dado.

4. No le asignes número de factura. Puedes usar un código interno (PRO-2025-001) si necesitas referenciarla, pero no debe formar parte de tu serie fiscal.

Ejemplo de uso

Un diseñador envía una proforma a un cliente con: diseño de logo (500 €), aplicaciones corporativas (300 €), manual de marca (200 €). Total 1.000 € + IVA. El cliente aprueba. El diseñador emite la factura ordinaria F-2025-015 con los mismos conceptos y cobra. La proforma no se registra; la factura ordinaria sí.

Diferencia con el presupuesto

El presupuesto es una propuesta previa, a menudo menos formal. La proforma suele ser el paso siguiente: más detallada y con aspecto de factura. En la práctica, muchos usan ambos términos de forma intercambiable, pero la proforma suele llevar el formato casi definitivo de factura y se envía cuando la negociación está muy avanzada.

Resumen

La factura proforma es un borrador informativo sin validez fiscal. Úsala cuando quieras mostrar condiciones antes del cierre del acuerdo, sobre todo con clientes internacionales o proyectos complejos. Incluye todos los datos relevantes, marca claramente que es proforma y, cuando se materialice la operación, emite la factura ordinaria real.