Estructura típica de tus facturas

Como freelance creativo sueles facturar: proyectos cerrados, horas, o retainer mensual. En cada caso, la factura debe incluir descripción clara, base imponible, IVA (si aplica), retención de IRPF (si el cliente es empresa española) y condiciones de pago.

Retención de IRPF: cuándo sí, cuándo no

Sí aplicas retención cuando facturas a otra empresa o autónomo español que contrata tus servicios profesionales. El tipo habitual es 15% sobre la base imponible.

No aplicas retención cuando el cliente es particular, administración pública o está fuera de España. Para clientes de otros países de la UE o de fuera de la UE, normalmente no repercutes IVA español (inversión del sujeto pasivo o exportación de servicios).

IVA en clientes internacionales

• Cliente en la UE con NIF válido: Inversión del sujeto pasivo. No repercutes IVA español. Incluye en la factura el NIF del cliente con prefijo del país y la mención legal.
• Cliente fuera de la UE: No repercutes IVA (exportación de servicios). Indica la base legal de la exención.
• Cliente particular en España: IVA al 21% (o el tipo que corresponda a tu actividad).

Facturar por proyecto vs por horas

Por proyecto: Facturas un importe cerrado al entregar. Puedes dividir en hitos (anticipo, entrega parcial, entrega final) para mejorar el flujo de caja.

Por horas: Facturas las horas trabajadas en el periodo. Incluye desglose: "X horas a Y €/h". Un control de tiempos (aunque sea básico) te ayuda a justificar si el cliente pregunta.

Descripción que facilita la aprobación del pago

En empresas, el departamento de compras o el responsable suele aprobar la factura. Una descripción vaga ("Servicios de diseño") puede retrasar la aprobación. Mejor: "Diseño de identidad corporativa, proyecto WebTech, enero 2025. Incluye logo, aplicaciones y manual de marca."

Herramientas que te ayudan

Un programa de facturación con plantillas, datos de cliente guardados, soporte para varios tipos de IVA y retenciones, y enlace de pago reduce el tiempo que dedicas a facturar. Si trabajas con clientes en varios países, asegúrate de que el software permita facturar sin IVA o con inversión del sujeto pasivo.

Errores frecuentes en freelancers

• No aplicar retención cuando el cliente es empresa española.
• Aplicar retención a clientes extranjeros o particulares.
• Descripción genérica que retrasa la aprobación del pago.
• Facturar todo al final del proyecto sin hitos (riesgo de cobrar tarde o nunca).
• No incluir NIF intracomunitario cuando facturas a la UE con inversión del sujeto pasivo.

Resumen

Como freelance creativo, aplica retención de IRPF a clientes empresa española; no la apliques a particulares ni a clientes extranjeros. Para clientes UE con NIF válido, usa inversión del sujeto pasivo; para fuera de la UE, exportación. Describe bien cada factura para que se apruebe rápido. Factura por hitos cuando el proyecto sea largo.