Qué exige la ley

El Reglamento de facturación establece que las facturas deben llevar un número único y correlativo dentro de cada serie. No puedes saltar números sin justificación ni repetir el mismo número para facturas distintas. La correlatividad facilita el control de Hacienda y tu propia trazabilidad.

Cómo estructurar las series

Puedes usar una sola serie (F-2025-001, F-2025-002...) o varias. Por ejemplo:

• F para facturas ordinarias o simplificadas
• R para facturas rectificativas
• A para facturas de una actividad o sede distinta

Cada serie tiene su propia numeración correlativa. No mezcles facturas ordinarias y rectificativas en la misma serie.

Correlatividad: sin saltos injustificados

Si tu última factura emitida es F-2025-042, la siguiente debe ser F-2025-043. Un salto a F-2025-045 sin que exista 043 y 044 puede generar preguntas en una inspección. Si anulas o rectificas una factura, no elimines el número de la secuencia; emite una rectificativa que referencie esa factura. Así se entiende que el número "existió" y fue corregido.

Facturas rectificativas

Llevan serie propia (por ejemplo, R-2025-001, R-2025-002). Cada rectificativa tiene su número correlativo. En el cuerpo de la factura referencias la factura original que rectifica.

Facturas anuladas o no emitidas

Si tenías reservado un número pero al final no emites la factura (por ejemplo, el cliente canceló), puedes dejar ese número "vacío" documentando el motivo en notas internas. O usar el siguiente número para la siguiente factura y mantener la correlatividad; el número no usado queda como hueco. En inspección, si preguntan, explicas: "La factura 043 no se emitió porque el pedido fue cancelado." Lo importante es no tener facturas duplicadas ni números repetidos.

Cambio de año o de etapa

Al cambiar de año, muchas empresas empiezan una nueva secuencia: F-2026-001. No es obligatorio, pero facilita la lectura. Si cambias de programa de facturación, asegúrate de que la numeración continúe desde el último número usado (o documenta el corte si inicias nueva serie a propósito).

Qué puede pedir el inspector

En una inspección, Hacienda puede solicitar el libro registro de facturas emitidas. Espera ver una lista ordenada por número, sin huecos inexplicables ni duplicados. Si hay saltos, prepara una explicación: factura anulada, cambio de sistema, etc. La documentación interna (notas, emails, anotaciones) ayuda a justificar.

Resumen

Usa numeración correlativa dentro de cada serie. Separa series para ordinarias (F) y rectificativas (R). No saltes números sin motivo; si una factura no se emite, documéntalo. Las rectificativas referencian la original. Al cambiar de año o de sistema, mantén la trazabilidad. Con una numeración ordenada reduces dudas en una inspección.