Los presupuestos y/o las facturas proformas sirven para impulsar nuevos encargos y proyectos al informar sobre los términos en que pueden realizarse, para terminar cerrando el acuerdo comercial entre entre el autónomo y el cliente al que se dirige.
En esta sección te explicamos:
- Qué es una factura proforma
- Supuestos de uso de factura proforma
- Contenido de la factura proforma
- Diferencia entre la factura proforma y un presupuesto
- Diferencia entre la factura ordinaria y la factura proforma
1. Qué es una factura proforma
Las operaciones de venta tienen detrás todo un proceso de negociación previa y realización de la venta de producto o servicio que puede ser más o menos extenso.
La factura es un elemento obligatorio en la acreditación de de las operaciones de venta de productos o prestación de servicios pero entre los tipos de facturas existe una que hace las veces de factura provisional, generalmente previa a la actividad que se va a realizar. Hablamos de la factura proforma.
La factura proforma es una especie de factura borrador (preliminar) en la que se incluyen los detalles de la venta o la prestación que se va a realizar, es decir, las condiciones de la operación.
Se trata, por tanto, de una factura informativa sin validez legal a efectos contables o fiscales o como justificante de pago con la que el vendedor se compromete a proporcionar los productos o servicios que contiene en los términos que recoge.
Supuestos de uso de factura proforma
El envío de la factura proforma es habitual, pero no obligatoria, tras acuerdo en la negociación de una venta de productos o de la prestación de servicios.
Es especialmente útil para presentar un borrador de la operación que se va a formalizar y poder realizar de cuantos cambios en las condiciones se deseen conforme avance la negociación entre proveedor y cliente.
Pero si hay un ámbito de actividad en la que la factura proforma es una constante es en la operaciones exteriores de comercio internacional de cara a la acreditación del coste de la operación en aduanas o de los requisitos previos al despacho de aduanas de importación.
Además, la factura proforma se emplea en los siguientes casos:
- Para el envío de ofertas comerciales entre vendedor y comprador.
- Para detallar los términos en que se va a realizar la operación.
- Para acreditar una operación pendiente de realización en la que está pendiente la recepción del producto y el cobro del mismo. 3. Contenido de la factura proforma
- La factura proforma generalmente adopta el formato y las características de una factura normal, con la excepción de que, como insistimos, la factura proforma no tiene validez fiscal o contable ni conlleva obligación de pago.
Amén de las especificaciones que a continuación realizaremos la factura proforma debe dar clara muestra documental del concepto y de la cantidad de la operación de compraventa.
¿Cuáles son los elementos indispensable en una factura proforma?
- Encabezado en el que se clarifique que se trata de una factura proforma. Generalmente lleva por título PROFORMA.
- Fecha de emisión de la factura proforma.
- Identificación del proveedor que es quien emite la factura proforma. Nombre, Número de Identificación Fiscal (NIF), dirección o domicilio fiscal, número de IVA intracomunitario, datos de contacto.
- Identificación del cliente potencial incluyendo los mismos datos que en el caso de proveedor.
- Descripción detallada de los productos o servicios detrás de la emisión de la factura incluyendo el precio unitario y el coste total, es decir, teniendo en cuenta los costes de envío u otros costes adicionales.
- Impuestos aplicables que, en el momento en de la emisión de la factura definitiva, tendrás que computar en tu contabilidad y declarar ante Hacienda en el periodo de autoliquidación del impuesto que marca el calendario fiscal.
Es decir, la factura proforma contiene la información mínima para que el futuro cliente entienda las especificaciones de la operación que se va a realizar.
Diferencia entre la factura proforma y un presupuesto
En ocasiones se tiende a confundir la factura proforma con el presupuesto y es que ambas coinciden en su objetivo de informar al cliente potencial del coste de la operación de compraventa.
La sutil diferencia radica en la validez legal, no a efectos contables o fiscales, pero sí para acreditar la operación que se va a realizar y que es fruto de una negociación o acuerdo previos.
Mientras que un presupuesto sirve de base para una propuesta de venta, la factura proforma lleva aparejado una mayor posibilidad de contratación con la seguridad de que el precio que recoge no va a variar.
Aunque eso sí, la factura proforma no asegura la transacción ni su pago, o que sí hará la factura definitiva.
Diferencia entre la factura ordinaria y la factura proforma
Si hay un rasgo diferenciador entre una factura ordinaria y una factura proforma ese es la validez fiscal y contable.
La factura proforma no es un documento válido de cara a la relación con Hacienda ya que no justifica la realización de la operación que contiene.
La factura proforma, al tratarse de un borrador de lo que luego será la operación de compraventa, se emite antes que la factura ordinaria. En el momento en que haya acuerdo y se realice la operación, el proveedor emitirá la factura ordinaria como la definitiva.
Esta factura ordinaria o factura simplificada será la que se registrará en la contabilidad del proveedor y la que se declarará como ingreso en sus declaraciones fiscales que la asesoría online presentará en nombre del autónomo.