Antes de empezar: qué necesitas tener a mano

Antes de crear tu primera factura, reúne estos datos: tu NIF o CIF, razón social, dirección fiscal, IBAN si cobras por transferencia, y los mismos datos de tu cliente. Sin eso, la factura no será válida ante Hacienda. Revisa los datos obligatorios de una factura válida y qué es la facturación en su conjunto.

Paso 1: Asigna número y serie

Cada factura debe llevar un número único y correlativo dentro de su serie. No puedes saltar números ni repetir.

Ejemplo: Si tu última factura fue F-2025-042, la siguiente es F-2025-043. Si usas varias series (por ejemplo, una para servicios y otra para productos), mantén la numeración por separado. Consulta cómo organizar la numeración ante inspección.

Paso 2: Fecha de expedición y fecha de operación

La fecha de expedición es la del día en que emites la factura. Determina en qué period fiscal declaras el ingreso. La fecha de operación solo va si es distinta (por ejemplo, si prestaste el servicio el 15 de enero pero emites la factura el 20).

Ejemplo: Servicio prestado del 1 al 31 de enero. Emites la factura el 5 de febrero. Fecha de expedición: 5 de febrero. Fecha de operación: 31 de enero (o rango 01/01–31/01 según tu criterio).

Paso 3: Datos del emisor (tú)

Incluye:

• Nombre o razón social
• NIF o CIF
• Domicilio fiscal
• IBAN (recomendado si cobras por transferencia)

Ejemplo: María García López, Autónoma, NIF 12345678A, Calle Mayor 10, 28001 Madrid, ES12 1234 5678 90 1234567890.

Paso 4: Datos del receptor (cliente)

Los mismos campos que para el emisor cuando es factura ordinaria. En factura simplificada, el NIF del receptor puede obviarse en ciertos casos.

Ejemplo: TechSol SL, CIF B12345678, Avenida Diagonal 100, 08001 Barcelona.

Paso 5: Descripción de productos o servicios

Describe de forma clara y suficiente qué estás facturando. Evita genéricos como "servicios varios".

Ejemplo malo: Servicios de consultoría. Ejemplo bueno: Servicios de consultoría estratégica, proyecto Q1 2025. 20 horas a 75 €/h.

Paso 6: Base imponible, IVA y total

Calcula la base imponible (importe sin IVA), aplica el tipo de IVA que corresponda según la guía de IVA y suma la cuota de IVA al total.

Ejemplo: Base imponible 1.500 €, IVA 21% (315 €), total 1.815 €.

Si facturas a empresa española como profesional, aplica retención de IRPF. Ejemplo: base 1.500 €, IRPF 15% (-225 €), total con IVA 1.590 €.

Paso 7: Condiciones de pago y vencimiento

Indica la forma de pago (transferencia, tarjeta, efectivo) y el plazo si existe. Considera añadir enlaces de pago en facturas para cobrar más rápido.

Ejemplo: Transferencia bancaria. Pago a 30 días desde fecha de expedición. Vencimiento: 7 de marzo de 2025.

Paso 8: Revisa, envía y archiva

Comprueba que no hay errores en NIFs, importes o fechas. Si detectas un fallo después de emitir, sigue la guía de factura rectificativa. Envía la factura al cliente (correo o plataforma) y guarda copia durante al menos 4 años. La Agencia Tributaria puede solicitarla en una inspección.

Ejemplo completo de factura ordinaria

Resumen

Hacer una factura válida en España se reduce a ocho pasos: numeración, fechas, datos emisor y receptor, descripción clara, base imponible, IVA (y IRPF si aplica), condiciones de pago y archivo. Un programa de facturación online te ayuda a no olvidar ningún campo y a mantener la numeración automática. Para 2026, asegúrate de cumplir con la facturación electrónica y Verifactu.