Factura ordinaria vs simplificada en e-commerce

La mayoría de ventas online a particulares son B2C. Si el importe es menor de 400 € (IVA incluido), puedes usar factura simplificada. Por encima de 400 €, factura ordinaria. Si el cliente es empresa y pide factura con desglose para deducir IVA, siempre ordinaria.

Muchas tiendas online automatizan la emisión: al completar la compra, el sistema genera y envía la factura por email. Sin automatización, el volumen puede ser inmanejable.

IVA en ventas online

Las ventas a particulares en España llevan IVA al tipo que corresponda (21%, 10% o 4%). Si vendes a otros países de la UE a particulares, puede aplicarse el régimen de ventas a distancia (umbrales por país) o la declaración OSS (One Stop Shop) para no tener que darte de alta en cada país. Si vendes fuera de la UE, las reglas varían (exportación, DDU, etc.). Consulta con tu asesor; la normativa de e-commerce tiene matices.

Errores habituales en e-commerce

No emitir factura o emitirla tarde: El cliente tiene derecho a la factura. Emitirla semanas después o no emitirla genera reclamaciones y posibles problemas con Hacienda.

Factura con datos incorrectos del cliente: En compras online a veces solo tienes nombre y dirección de envío. Para la factura necesitas los datos fiscales completos. Pide NIF en el checkout si el cliente quiere factura (o si la venta supera cierto importe). Sin NIF correcto, la factura puede no ser válida para el cliente que la pide por motivos fiscales.

No distinguir B2B de B2C: Si un cliente empresa compra en tu tienda, puede necesitar factura ordinaria con su CIF. Ten un flujo para detectar compras B2B (por ejemplo, campo "Soy empresa" o "Necesito factura") y genera factura completa en ese caso.

Descripción genérica: "Producto" o "Compra web" sin detalle. Para el cliente y para ti, una descripción que identifique el producto (referencia, nombre) facilita devoluciones, reclamaciones y contabilidad.

Automatización y volumen

Con decenas o cientos de ventas al día, la facturación manual no escala. Integra tu tienda (Shopify, WooCommerce, PrestaShop, etc.) con un sistema de facturación que emita la factura al confirmar el pago. Así cada venta tiene su factura en el momento, con numeración correlativa y datos correctos.

Conservación y archivo

Guarda las facturas emitidas durante al menos 4 años. En e-commerce, el volumen hace que el archivo electrónico sea casi obligatorio. Asegúrate de que el sistema conserve las facturas con integridad y que puedas acceder a ellas si Hacienda las solicita.

Resumen

En e-commerce, usa factura simplificada para ventas B2C menores de 400 € y ordinaria para el resto. Automatiza la emisión al confirmar la compra. Pide datos fiscales completos cuando el cliente necesita factura. Distingue B2B de B2C para aplicar el tipo correcto. Evita facturas genéricas o tardías. Conserva las facturas en formato electrónico durante al menos 4 años.