Por qué un checklist al cierre trimestral

El último día del trimestre suele acumular estrés: facturas por emitir, clientes sin recordatorio, dudas sobre qué va en el modelo 303. Un checklist ordena los pasos y reduce errores de último momento. Si empiezas de cero, repasa qué es la facturación y la guía para nuevas empresas.

Checklist de cierre trimestral

Una semana antes del cierre

• Revisa qué trabajos o servicios están pendientes de facturar. Si prestaste en el trimestre, emite la factura antes de que cierre. Consulta los datos obligatorios antes de emitir.
• Envía las facturas con margen. Si el cliente necesita tiempo para pagar, envíalas al menos 5-7 días antes del fin del trimestre.
• Comprueba que todas las facturas emitidas tienen los datos correctos: NIF del cliente, IVA (revisa la guía de IVA), retención de IRPF si aplica, descripción clara.

Tres días antes del cierre

• Revisa el panel de facturas pendientes de cobro. ¿Alguna lleva más de 7 días vencida sin recordatorio? Envía recordatorios. Si hay impagos, consulta cómo gestionar facturas impagadas.
• Comprueba que no hay facturas en borrador con fecha del trimestre. Si una factura debe imputarse al trimestre que cierra, debe estar emitida y enviada.

El día del cierre (o el último hábil)

• Exporta el listado de facturas del trimestre. Para el modelo 303 necesitas el detalle de facturas emitidas (base, IVA repercutido) y recibidas (base, IVA deducible).
• Revisa que los totales de IVA cuadren con lo que tienes en tu programa o hoja de control.
• Si tienes gestor, envía el archivo (CSV, Excel o el formato que use) con las facturas del trimestre. Consulta cómo compartir facturas con tu gestoría. Un solo envío sustituye decenas de PDFs sueltos.

Después del cierre

• No modifiques fechas de facturas ya emitidas para "moverlas" de trimestre. Si cometiste un error, emite una factura rectificativa.
• Archiva las facturas del trimestre. Consérvalas al menos 4 años.

Qué incluir en el archivo para tu gestor

Si exportas a CSV o Excel, asegúrate de incluir: número de factura, fecha, cliente, NIF cliente, base imponible, IVA, retención IRPF (si aplica), total, estado (cobrada/impagada). Así tu gestor puede importar y preparar el modelo 303 sin pedirte datos a trozos.

Resumen

Usa un checklist una semana antes, tres días antes y el día del cierre. Revisa facturas pendientes de emitir y enviar, envía recordatorios a las vencidas, exporta el listado del trimestre y envíalo a tu gestor en un solo archivo. No modifiques fechas a posteriori; si hay error, usa factura rectificativa.