Repasa qué es la facturación y los tipos de facturas para aplicar lo correcto según tu cliente.

Modelos de cobro más habituales

Retainer mensual: Facturas un importe fijo cada mes por un paquete de horas o servicios. Ideal para mantenimiento, community management, consultoría continua. La factura recurrente automatiza el proceso.

Por proyecto: Facturas al cierre del proyecto o por hitos (entrega de briefing, primera versión, entrega final). Requiere acordar con el cliente qué hitos disparan cada factura.

Por horas: Facturas las horas trabajadas en el periodo. Necesitas un sistema de control de tiempos o al menos un desglose creíble.

Híbrido: Retainer base más horas extra o proyectos adicionales. Cada parte se factura según su regla.

IVA y retenciones en agencias

Los servicios de publicidad, marketing y creación de contenidos tributan al 21% de IVA. Si tu cliente es empresa española, aplicas retención de IRPF (habitualmente 15%) sobre la base imponible. Lee cómo emitir facturas con retención de IRPF. Si el cliente es particular o extranjero (fuera de España), no aplicas retención. Consulta la guía de IVA y cada caso con tu gestor.

Facturar a clientes internacionales

Si el cliente está en la UE y tiene NIF intracomunitario válido, la operación puede ser inversión del sujeto pasivo: el IVA lo paga el cliente en su país, tú no repercutes IVA español. Incluye en la factura el NIF del cliente con prefijo del país y la mención legal correspondiente. Para SaaS y servicios digitales a la UE, revisa el software de facturación con IVA intracomunitario.

Si el cliente está fuera de la UE, normalmente no repercutes IVA (exportación de servicios). La factura refleja el importe sin IVA, con la referencia a la exención aplicable.

Errores frecuentes en agencias

Facturar sin acuerdo por escrito: Sin contrato o presupuesto firmado, pueden surgir discrepancias sobre alcance, hitos o plazos. Documenta qué incluye cada retainer o proyecto. Revisa la diferencia entre presupuesto y proforma y cómo gestionar anticipos y hitos.

No desglosar por hitos: Si facturas un proyecto grande en una sola factura al final, el cliente puede retrasar el pago hasta tener todo. Facturar por hitos mejora el flujo de caja.

Olvidar las retenciones: Muchas agencias facturan a startups o empresas sin recordar que deben aplicar retención de IRPF. Revisa los datos obligatorios de una factura antes de emitir.

Descripción genérica: "Servicios de marketing" sin detalle dificulta que el cliente apruebe el pago internamente. Incluye proyecto, periodo o hitos concretos.

Herramientas que ayudan

Un programa de facturación con facturas recurrentes (retainers), recordatorios automáticos y posibilidad de incluir enlaces de pago acelera los cobros. Si trabajas con clientes extranjeros, asegúrate de que el software permita distintos tipos de IVA y exenciones. Compara opciones en la guía para elegir programa de facturación.

Resumen

Las agencias suelen combinar retainers, proyectos por hitos y horas. Aplica IVA al 21% y retención de IRPF cuando el cliente es empresa española. Para clientes UE, usa inversión del sujeto pasivo cuando corresponda. Documenta acuerdos, desglosa por hitos y evita descripciones vagas en las facturas.